¿El secreto mejor guardado para retener a los colaboradores? La entrevista de permanencia. Así es como las conversaciones estructuradas con el talento ayudan a generar confianza y compromiso.
¿Cuándo fue la última vez que los gerentes se sentaron a hablar con sus colaboradores sobre sus objetivos y sus motivaciones? ¿Fue durante la entrevista? ¿O durante las evaluaciones de desempeño?
Si la próxima vez que te sientes a reunirte con los mejores talentos es durante una entrevista de salida, entonces será demasiado tarde.
Tras la Gran Renuncia de 2021, la entrevista de permanencia se ha convertido en una herramienta cada vez más importante para fortalecer la cultura laboral. Es una conversación que no se centra en las razones de la renuncia, sino en por qué los trabajadores se quedan.
Los líderes en lugares de trabajo de alto rendimiento comprenden que abordar de manera proactiva las inquietudes de las personas en el lugar de trabajo y comprender lo que necesitan para crecer es clave para la retención y el compromiso de los empleados.
¿Qué son las entrevistas de estadía?
Las entrevistas de permanencia se han adoptado en las mejores organizaciones desde hace tiempo. Esta entrevista es, en esencia, una reunión entre el equipo directivo y los miembros del equipo que va más allá de la típica entrevista individual. Esta conversación informal, centrada en el colaborador, ofrece a los gerentes la oportunidad de reunirse con sus subordinados para comprender cómo se sienten en su puesto actual.
Las entrevistas de permanencia comparten un propósito similar al de las entrevistas de salida: brindan a los líderes la oportunidad de obtener una visión sincera de la experiencia de los colaboradores y la cultura de la organización. La diferencia fundamental radica en que las entrevistas de permanencia brindan la oportunidad de garantizar que el personal prospere dentro de la organización.
Una entrevista de estadía tiene dos objetivos clave:
1. Conozca lo que a sus colaboradores les gusta y no les gusta de su rol, función y cultura de la organización.
2. Genere confianza a través de una comunicación bidireccional entre gerentes y personas.
Las entrevistas de permanencia son una manera sencilla de comprender mejor los desafíos y experiencias únicos de diversas personas en el lugar de trabajo y tomar medidas para mejorar la experiencia de los colaboradores.
Los beneficios de las entrevistas de estancia
A continuación se presentan cuatro razones convincentes por las que las organizaciones deberían hacer de las entrevistas de estadía una parte de la cultura organizacional:
Tasas de retención mejoradas
Los colaboradores acaban sintiéndose estancados si no se desarrollan y si la organización no invierte en su crecimiento. Con el tiempo, querrán buscar más oportunidades de crecimiento en otros lugares.
Las investigaciones lo respaldan: el 5,3% de su plantilla está considerando nuevas oportunidades. Recontratar nuevos talentos es costoso. El coste de reemplazar a un solo colaborador puede oscilar entre la mitad y el doble de su salario anual, según Gallup.
Introducir entrevistas de permanencia es una solución rentable para ayudar a las organizaciones a identificar y abordar los factores que contribuyen a la rotación. Dar voz a los colaboradores, mediante una entrevista de permanencia, es una estrategia de retención eficaz: demuestra que los líderes se esfuerzan por mantenerse conectados con todos los colaboradores y creen que tienen algo valioso que decir.
Mayor satisfacción y compromiso de los colaboradores
Las entrevistas de permanencia ofrecen a los colaboradores una plataforma para compartir sus necesidades, inquietudes y aspiraciones en un ambiente individual. Las organizaciones que toman en cuenta la retroalimentación de las entrevistas de permanencia ayudan a mejorar la moral y la satisfacción laboral de los colaboradores.
Nissan implementó programas de escucha que incluyeron “reuniones de nivel superior” en las que los colaboradores se reunían con gerentes de mayor jerarquía para garantizar que los líderes escucharan a una variedad de su gente.
“Es importante estar genuinamente interesado en escuchar a la gente y estar abierto a recibir retroalimentación, tanto de experiencias positivas como de áreas que requieren mejora”, afirmó Laura Gillespie, directora de gestión de talentos para las Américas de Nissan.
La empresa automovilística vio claros resultados comerciales de sus esfuerzos y, lo que es más importante, un rotundo 83% de los colaboradores dijeron que estaban orgullosos de trabajar allí.
Identificación temprana de los desafíos en el lugar de trabajo
Escuchar con frecuencia y de manera temprana ayuda a las organizaciones a descubrir problemas críticos relacionados con el trabajo, el liderazgo, el crecimiento profesional y la cultura organizacional.
Abordar las preocupaciones urgentes e implementar mejoras significativas puede evitar que la insatisfacción se agrave. Un ejemplo es el Sistema de Salud Wellstar en Georgia. Ante las tensiones y preocupaciones de seguridad únicas que enfrenta el sector sanitario, para Wellstar era crucial garantizar que los líderes escucharan atentamente y respondieran a los comentarios de los colaboradores.
Últimamente ha habido mucha preocupación por la seguridad en el sector sanitario. Escuchamos cosas como: "No me siento seguro ahora... ¿Qué van a hacer al respecto?", explica Samantha Ros, directora de participación de los miembros del equipo.
El equipo de liderazgo respondió tomando en serio los comentarios de los colaboradores e iniciando inversiones estratégicas en seguridad, lo que a su vez generó confianza entre los líderes y su gente.
Fortalecimiento de la confianza entre colaboradores y líderes
El secreto para atraer y retener al mejor talento reside en las relaciones. Los gerentes confiables, creíbles y agradables tienen un impacto positivo significativo en el compromiso de los colaboradores, la motivación para esforzarse más en el trabajo y la cultura organizacional.
Las entrevistas de permanencia brindan a los líderes la oportunidad de mantener conversaciones honestas y recíprocas con su equipo. La confianza se construye al actuar en función de sus comentarios. Al demostrar competencia y honestidad, los prestamistas se ganan la confianza de sus colaboradores.
En entornos laborales típicos, el 57% de los colaboradores percibe que su gerente muestra un interés sincero por ellos. Sin embargo, en la lista Fortune 100 Mejores Organizaciones para Trabajar® de 2024, el 83% percibe que su gerente muestra un interés sincero.
Kimley-Horn figuró en la lista de las 100 mejores organizaciones en 2024. Con más de 7500 colaboradores, la organización de ingeniería generó confianza entre empleadores y líderes al implementar una estrategia de remuneración y compensación bien pensada en toda la organización.
Kimley-Horn recopila periódicamente la opinión del personal mediante entrevistas de permanencia. También es una oportunidad para que los colaboradores hagan preguntas directas a los líderes sobre las estructuras salariales.
Cómo realizar una entrevista de estadía efectiva
Escuchar es fundamental para crear una cultura de alta confianza. A diferencia de una evaluación de desempeño anual, una entrevista de permanencia es una oportunidad para que los líderes se involucren, escuchen y recopilen la opinión sincera de su equipo.
A continuación se ofrecen algunos consejos a tener en cuenta para realizar una entrevista de estadía eficaz:
● Ayude a los colaboradores a comprender que las entrevistas de permanencia son una oportunidad para crear un entorno donde todos se sientan seguros y valorados sin reprimendas. Establezca expectativas enviando una invitación de calendario con una descripción general del propósito de la reunión.
● Proporcione cualquier pregunta que desee que los colaboradores reflexionen con anticipación. No solo es un uso eficaz del tiempo de todos, sino que también les da a los miembros del equipo la oportunidad de venir preparados para reunirse con el liderazgo.
● Contratar personas con una variedad de antecedentes y experiencias es solo el comienzo: escucharlos es lo que ayuda a todos a prosperar. Sea considerado sobre a quién entrevista para asegurarse de escuchar el espectro completo de perspectivas en toda su organización, desde los altos mandos hasta los bajos mandos y en todos los departamentos.
● Intente realizar entrevistas de permanencia en persona o por videollamada y que duren entre 30 y 45 minutos. Elija un lugar cómodo para reunirse, ya sea una sala de reuniones más pequeña, tomar un café o una reunión caminando. Deje que los colaboradores dirijan y pídales que sugieran dónde les gustaría reunirse.
● Cree un entorno de alta confianza y transparencia. Priorice la comunicación bidireccional; es decir, una conversación entre dos personas para contribuir a una mejor cultura para todos.
● Escuche más de lo que habla y deje tiempo para hacer preguntas de seguimiento. Recapitule la retroalimentación recibida y agradezca a los colaboradores su tiempo y franqueza.
● Realice entrevistas de permanencia periódicamente a lo largo del año y asegúrese de que se programen independientemente de la temporada de evaluaciones de desempeño.
● Establezca procedimientos sobre cómo los líderes pueden actuar ante la retroalimentación de los colaboradores y hacer un seguimiento eficaz.
Las preguntas más impactantes que debes hacer en una entrevista de estadía
Las preguntas de la entrevista de permanencia varían según el sector o tipo de negocio. Sin embargo, existen áreas comunes que todas las organizaciones pueden abordar y sobre las que pueden obtener retroalimentación:
Satisfacción y compromiso laboral
La satisfacción de los colaboradores también es un factor clave del compromiso, lo que indica el grado de las personas con la organización y su misión.
Haga preguntas que ayuden a los líderes a evaluar la realización laboral y la satisfacción de los colaboradores, como:
¿Qué esperas con ilusión al llegar al trabajo cada día?
¿Qué es lo que más o lo que menos te gusta de trabajar aquí?
Si pudieras cambiar algo de tu trabajo, ¿qué sería?
¿Qué podría tentarte a dejarlo?
Crecimiento y desarrollo
La capacidad de desarrollar y hacer crecer a los colaboradores es un rasgo crucial del liderazgo, uno de los nueve comportamientos de liderazgo de alta confianza de Best Workplaces™. Si bien a veces son los líderes quienes ven en los colaboradores un potencial que tal vez no perciban en sí mismos, los colaboradores también pueden decirles a los líderes qué necesitan para crecer y progresar.
Las entrevistas de permanencia son una oportunidad para que los líderes sientan curiosidad por las aspiraciones y el desarrollo profesional de su equipo:
¿Sientes que estás aprovechando al máximo tus conocimientos, habilidades y experiencia?
¿Qué te gustaría aprender más, dentro o fuera de tu puesto actual?
¿Qué haría tu trabajo más satisfactorio?
¿Qué otros trabajos te interesan?
Ambiente de trabajo y cultura
Las entrevistas de permanencia también pueden revelar información sobre la dinámica de equipo y la cultura organizacional. Una buena cultura organizacional es aquella en la que los colaboradores se sienten vistos y escuchados, la gestión es transparente y los equipos se sienten orgullosos y entusiasmados de trabajar juntos. ¿El resultado? Una organización más sólida en general.
A continuación se presentan algunas preguntas que puede hacer sobre el entorno y la cultura de trabajo:
¿Cómo describiría la cultura de nuestra organización a un nuevo colaborador?
¿Qué le gusta o le disgusta de la cultura de la organización?
¿Cómo le gusta que le reconozcan su trabajo?
¿Cómo es su relación con su supervisor directo?
¿Cómo describiría su equilibrio entre vida laboral y personal?
Si pudiera cambiar algo de la moral, ¿qué sería?
Retención de colaboradores y perspectivas futuras
La falta de oportunidades de crecimiento o de ascenso es la principal razón para dejar un puesto de trabajo. Busque maneras de mejorar la retención de colaboradores y explore sus planes de carrera a largo plazo dentro de la organización.
¿Cuáles son tus objetivos profesionales a largo plazo?
¿Cómo podemos ayudarte a alcanzarlos?
¿Hay alguna situación que te haya hecho plantearte dejar la organización?
¿Cómo podemos apoyarte en tu trayectoria profesional?
¿Qué otras habilidades quieres desarrollar para progresar en la organización?
Convertir los conocimientos adquiridos durante la entrevista en acciones
El proceso de entrevistas de permanencia no termina con la reunión. Al igual que una encuesta de compromiso de los colaboradores, las entrevistas de permanencia ofrecen la oportunidad de obtener una experiencia completa del colaborador y obtener información valiosa.
Proporcionar un marco para que los gerentes recopilen la retroalimentación recibida de cada olaborador en un formato fácil de analizar y compartir. Identificar temas comunes, inquietudes emergentes, desafíos y motivaciones que los colaboradores podrían necesitar para quedarse o irse.
Priorice las áreas clave y cree un plan de acción para mejorar. Las estrategias pueden ser para toda la organización, específicas para cada equipo o para cada individuo. Establezca objetivos viables, claros y alcanzables que contribuyan a crear un excelente ambiente de trabajo para todos.
Por ejemplo, si los colaboradores de toda la organización reportan sentirse sobrecargados de trabajo, las organizaciones podrían ayudar a abordar el agotamiento laboral implementando estrategias que alivien el estrés. Carta es una organización que implementó medidas para fomentar un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal, eliminando la culpa por las vacaciones pagadas e implementando una política que exige que cada colaborador tome al menos 15 días libres al año.
Si se discutieron algunos puntos de acción durante una reunión de permanencia, los líderes deben priorizar abordar esas necesidades primero, tomar medidas para implementar un cambio significativo y hacer un seguimiento con los colaboradores para que sepan que han sido vistos y escuchados.
Desafíos comunes en las entrevistas de estadía y cómo superarlos
Si bien existen muchos beneficios al implementar entrevistas de estadía cara a cara, también existen algunos desafíos que los colaboradores y líderes podrían enfrentar.
Problema: Vacilación para hablar
Empecemos por los colaboradores. Una entrevista de trabajo es una oportunidad para que los colaboradores se hagan oír, pero no todos la aprovechan al máximo. Cuando las personas se sientan frente a un líder sénior con el que rara vez interactúan, es comprensible que algunos duden en compartir su opinión o teman represalias si lo hacen.
Solución: Seguridad psicológica
Es más probable que los colaboradores compartan su opinión con sinceridad si se sienten seguros. Parte del éxito de las entrevistas de permanencia consiste en fomentar un entorno psicológicamente seguro que fomente la comunicación abierta para todos.
Simon Sinek escribió sobre la seguridad psicológica en el trabajo en su libro "Los líderes comen al final". Escribió que un buen liderazgo consiste en hacer que los colaboradores se sientan seguros para que puedan concentrarse en el trabajo sin temer por su propia supervivencia.
Crear un entorno seguro requiere que los líderes sean vulnerables y participen en un diálogo bidireccional, en lugar de un proceso de entrevistas vertical. Cuando los colaboradores se sienten seguros, se involucran más, están más dispuestos a hablar y plantear sus inquietudes, y son mucho más propensos a proponer ideas innovadoras.
Problema: Recibir retroalimentación
En las entrevistas de permanencia, los gerentes pueden recibir comentarios que son difíciles de escuchar, especialmente si se trata de comentarios personales, como su estilo de gestión o si escuchan que su subordinado directo no siente un sentido de pertenencia en su equipo.
Solución: escucha abierta y activa
Un pilar fundamental de cualquier organización es construir una cultura de confianza, lo mismo aplica a las entrevistas de permanencia. Este no es momento para ser combativo y desestimar la retroalimentación. Los gerentes deben actuar con humildad y curiosidad, no con actitud defensiva.
Mantenga la conversación constructiva y positiva, incluso si no está de acuerdo con los comentarios. Sea respetuoso y haga preguntas complementarias con curiosidad y atención para comprender plenamente las opiniones o inquietudes del colaborador. Por último, considere los comentarios difíciles como una oportunidad para el crecimiento personal y para implementar cambios positivos.
Tomemos como ejemplo a Ray Dalio, exdirector ejecutivo de Bridgewater. En una ocasión, recibió un correo electrónico de un colega que decía: «Ray, te mereces una calificación de D- por tu desempeño en la reunión de hoy. No te preparaste para nada porque era imposible que estuvieras tan desorganizado».
Ray no sólo tuvo en cuenta esos comentarios, sino que los compartió con más de dos millones de espectadores de su charla TED sobre cómo construir una organización donde las mejores ideas triunfen.
Fortalecer la retención de empleados a través de conversaciones significativas
Las entrevistas de permanencia son una excelente herramienta para mejorar la retención, el compromiso y la satisfacción laboral de los colaboradores. Las organizaciones que priorizan la retroalimentación de los colaboradores y toman medidas basadas en la información obtenida en estas entrevistas construyen culturas laborales más sólidas y resilientes.
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