Con demasiada frecuencia, los colaboradores remotos son olvidados en la experiencia de incorporación, lo que reduce su compromiso incluso antes de empezar. Pero con una bienvenida adecuada, los nuevos colaboradores pueden prosperar sin importar dónde se encuentren.
Tu primer día en un nuevo trabajo es muy parecido a tu primer día de clases. Estás emocionado, nervioso y con la esperanza de conectar con un nuevo amigo. Pero cuando la mitad de tu equipo trabaja desde la mesa de la cocina y la otra mitad en salas de conferencias en tres zonas horarias diferentes, dar una cálida bienvenida se vuelve mucho más complicado.
Ahí es donde entra en juego la incorporación híbrida inteligente. No se trata solo de enviar computadoras portátiles y programar videollamadas, se trata de diseñar intencionalmente experiencias que hagan que cada nuevo colaborador se sienta conectado y genuinamente entusiasmado con su función.
Cuando los colaboradores sienten que pertenecen, es más probable que permanezcan en la organización a largo plazo y disfruten de ir a trabajar, y esa sensación de pertenencia comienza desde el primer día.
La importancia de una incorporación híbrida eficaz
El recorrido del colaborador comienza desde su primera entrevista; de hecho, el proceso de contratar y dar la bienvenida a los colaboradores de una manera que los haga sentir valorados es uno de nueve comportamientos de liderazgo clave que Great Place To Work® ha identificado para crear un entorno de trabajo de alta confianza.
Para los colaboradores remotos o híbridos, este proceso es especialmente importante, ya que la distancia física puede afectar su capacidad para sentirse parte del equipo. Si su tradición de incorporación es invitar a los nuevos colaboradores a comer o a tomar un café en la oficina, eso excluye automáticamente a quienes trabajan fuera de la oficina.
Cuando adapta su incorporación para dar la bienvenida a todos los colaboradores, independientemente de la ubicación, no solo hace que los trabajadores remotos se sientan más bienvenidos, sino que también les recuerda a todos que su organización valora flexibilidad en el lugar de trabajo.
No se trata solo de dar la bienvenida a los colaboradores remotos: se trata de crear un lugar de trabajo de alta confianza donde todos se sientan valorados y parte de una comunidad.
Mejores prácticas para el éxito de la incorporación híbrida
1. Cree una experiencia de incorporación consistente
Es importante brindar el mismo nivel de apoyo e información a todos los nuevos colaboradores, donde sea que se encuentren.
Empresa de ciberseguridad CrowdStrike afirma que su enfoque de incorporación es una experiencia excepcional para cada nuevo colaborador. En su primer día, los nuevos colaboradores aprenden sobre la organización, su misión y sus valores fundamentales, y conocen a miembros clave del equipo. Posteriormente, CrowdStrike organiza tres talleres virtuales a los 30, 60 y 90 días, para que los colaboradores se sientan apoyados constantemente.
Para garantizar la coherencia en su organización, puede configurar listas de verificación de incorporación estandarizadas, ejecutar sesiones sincronizadas para el personal interno y remoto, y establecer puntos de registro programados para que nadie quede olvidado.
2. Combina elementos virtuales y presenciales
Que los colaboradores sean híbridos no significa que todo deba suceder a través de una pantalla. El enfoque más eficaz combina un aprendizaje digital práctico con conexiones humanas significativas.
Considere qué actividades se adaptan mejor a cada formato. Las sesiones virtuales son ideales para compartir conocimientos y realizar breves reuniones, mientras que las presenciales son ideales para actividades que fortalezcan las relaciones, como almuerzos de equipo, visitas a la oficina, mentorías y talleres.
Incluso para equipos completamente remotos, organizar reuniones ocasionales donde los nuevos colaboradores se reúnan con miembros clave del equipo puede crear un sentido de conexión y camaradería.
3. Priorizar la integración cultural
Como saben los grandes lugares de trabajo, la cultura de la organización no es específica de una ubicación: tener una mesa de ping pong en el lugar es menos valioso que tener una cultura donde todos se sienten vistos y los equipos están entusiasmados por trabajar juntos.
Esta es una buena noticia para los empleadores híbridos que no están atados a los beneficios en la oficina, pero también significa ser más intencionales sobre cómo se crea y se comparte la cultura.
Cuando Capital One descubrió que los nuevos colaboradores no conectaban fácilmente con la cultura ni con sus pares (lo que se descubrió a través de encuestas y entrevistas de empatía), por lo que la organización cambió de rumbo.
Ahora, incluso antes de que un colaborador comience, se le invita a una sesión virtual en su primer día y se le asigna a grupos según su ubicación para fomentar la conversación y la colaboración. Además de cubrir la misión, los beneficios, el liderazgo y el sistema de Capital One, también hay un segmento centrado en la identidad personal de los nuevos colaboradores y sus posibles contribuciones a la organización.
4. Utilice la tecnología para una incorporación fluida
La tecnología es lo que ha permitido a muchas organizaciones trabajar de forma remota o híbrida, así que úsela a su favor desde el primer día:
- Herramientas de videoconferencia para recorridos virtuales por la oficina, reuniones de equipo y charlas informales con los jefes de departamento.
- Plataformas de documentos digitales para completar sin papel formularios de impuestos, selección de beneficios y acuerdos de políticas
- Centros de comunicación como Slack para canales dedicados a "nuevas contrataciones", donde compañeros y mentores pueden hacer y responder preguntas en tiempo real.
- Software de gestión de proyectos para crear hojas de ruta de incorporación con hitos claros
5. Asignar compañeros de incorporación
Comenzar un nuevo trabajo puede resultar abrumador, especialmente cuando estás lejos de todos.
Puede minimizar la ansiedad de los nuevos colaboradores al asignarles un "compañero" que los ayude a navegar por los sistemas de la organización, responder preguntas y ser un rostro humano amigable a través de la pantalla.
Elige compañeros que destaquen en la comunicación digital, no solo en su experiencia laboral, y que estén entusiasmados por mostrarle al nuevo colaborador cómo funcionan las cosas. Dales pautas, como una videollamada de 30 minutos a la semana y breves reuniones diarias durante el primer mes.
Y no olvides agradecer a tus compañeros por el tiempo extra que dedican: un pequeño reconocimiento ayuda mucho a mantenerlos comprometidos y dispuestos a ayudar a los nuevos colaboradores en el futuro.
6. Programe registros regulares
Además de su compañero, los nuevos colaboradores también deben comunicarse regularmente con sus gerentes y compañeros de equipo. La comunicación regular les permitirá sentirse parte del equipo y les demostrará que su voz importa, incluso cuando no están presentes físicamente.
Si es posible, considere combinar reuniones virtuales y presenciales, no solo inmediatamente después de la contratación, sino también de forma continua. Los colaboradores remotos podrían tener una sesión virtual semanal con su equipo y una sesión presencial mensual para intercambiar ideas sobre proyectos importantes o las prioridades del trimestre.
7. Personalice la experiencia de incorporación
Cuando la incorporación se personaliza según lo que alguien realmente hará (en lugar de seguir una lista de verificación genérica), con un camino claro desde el primer día para oportunidades de desarrollo para los colaboradores: estás preparándolos para el éxito.
Este es también el momento de demostrar a los colaboradores que los reconoce como individuos únicos, no solo como un número más en la lista de colaboradores. Incluso gestos sencillos pueden ayudar a los nuevos colaboradores a sentirse reconocidos por su verdadera identidad.
Por ejemplo, CrowdStrike ofrece artículos promocionales personalizados a los nuevos colaboradores, que se envían directamente a su domicilio. Los colaboradores pueden elegir artículos que se ajusten a sus intereses; incluso hay opciones para sus familias o mascotas, o pueden optar por una donación de la empresa a una organización sin fines de lucro.
8. Recopilar y actuar en consecuencia
El mejor juez de su proceso de incorporación son los propios colaboradores, a medida que lo atraviesan.
Contacta a los nuevos colaboradores y pregúntales cómo ha sido su experiencia. ¿Se han sentido apoyados? ¿Tienen sugerencias para mejorar?
Esto puede ser a través de un anónimo encuesta a colaboradores o discusiones individuales para una conversación más profunda y personalizada.
Cómo superar los desafíos habituales de la incorporación híbrida
La comunicación ya es bastante complicada cuando todos están en la misma sala, y más aún cuando una parte del personal trabaja de forma remota. Además, cuando hay que enviar equipos y la capacitación es virtual, es fácil que se pasen por alto algunas cosas.
La organizaición tecnológica ECI Software Solutions se dio cuenta de que sus nuevos colaborasores a menudo no recibían sus computadoras portátiles ni tenían acceso a los sistemas de inmediato, y carecían de comunicación con sus gerentes. Al ajustar el rumbo y organizar reuniones individuales y almuerzos virtuales, la organización logró convertir a esos colaboradores en... Desafíos de incorporación y cómo aumentar la retención y la productividad.
Y lo más importante, tenga cuidado con el efecto "ojos que no ven, corazón que no siente". Cuando los nuevos colaboradores se sienten realmente incluidos, no solo añadidos a la lista de correo electrónico, desarrollan un sentido de pertenencia que los mantiene comprometidos.
Medición del éxito de su programa de incorporación híbrido
Utilice estas métricas para evaluar el éxito de su proceso de incorporación e identificar áreas de mejora:
- Tiempo para la productividad: con qué rapidez los nuevos colaboradores comienzan a aportar un trabajo significativo
- Tasas de rotación temprana: el porcentaje de nuevos colaboradores que se van dentro de los primeros 6 a 12 meses
- Tasas de finalización de la incorporación: ¿cuántos nuevos colaboradores completan todos los módulos de capacitación y la documentación requeridos a tiempo?
- Puntuaciones de satisfacción de los nuevos colaboradores: herramientas como Great Place To Work® la encuesta Trust Index© puede brindar información valiosa sobre las experiencias de los nuevos colaboradores
- Comentarios sobre el programa de compañeros: Perspectivas de los compañeros y de los nuevos colaboradores sobre la calidad y la utilidad de estas relaciones
Utilice continuamente los comentarios de los nuevos colaboradores para abordar problemas y ajustar su proceso, de modo que la experiencia de cada nuevo colaborador sea lo más positiva posible.
Cree una cultura de trabajo híbrida próspera mediante una incorporación eficaz
Una incorporación exitosa, ya sea presencial o remota, se basa en la conexión. Normalmente, los nuevos colaboradores están entusiasmados y ansiosos; es importante fomentar ese entusiasmo y, al mismo tiempo, abordar cualquier problema que pueda contribuir a su ansiedad.
Al ser constante, centrarse en la conexión y la cultura y personalizar la experiencia para cada nuevo colaborador, puede asegurarse de prepararlos para el éxito a largo plazo.
¿Necesitas mejorar tu proceso de incorporación? Las herramientas y recursos de Great Place To Work® pueden ayudarte a desarrollar y mejorar tus estrategias de incorporación.
